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5 KPIs para Gestão do Contencioso

Autor: Marcos Speca

Aqui na Legal Insights, empresa especializada em KPIs para Gestão do Contencioso, nós temos uma abordagem de trabalho consultiva que nos permite criar novas visões e novos indicadores durante todo o nosso relacionamento com os clientes, sempre sem gerar custos adicionais, o famoso “extra-escopo”.

Entendemos que utilizar dados para tomada de decisão é uma jornada dinâmica e cheia de mudanças no meio do caminho, e para não engessar todo o potencial de resultado de nossos clientes decidimos adotar esta abordagem que permite criarmos diversas melhorias sem custos não previstos nos contratos.

Portanto, com esta abordagem, ao longo de mais de dois anos de estrada já entregamos mais de 862 melhorias e novas visões, isso significa mais de 1300 horas de trabalho, entendendo a solicitação do cliente, arquitetando a melhor solução e desenvolvendo os indicadores chave para cada realidade.

Com base em todo esse conhecimento acumulado, decidimos elencar aqui 5 indicadores chave que acreditamos que todo o gestor jurídico de contencioso deve acompanhar e gerenciar.

Esta lista não é exaustiva, mas sim um resumo dos KPIs para gestão do contencioso que acreditamos ser essenciais:

1 – Tendência do Saldo ou “Estoque” dos Processos

Quando falamos em processos judiciais, o indicador mais básico é a quantidade de processos ativos. Mas apenas saber quantos processos ativos temos no momento não revela nenhum insight. Portanto é crucial ter ideia da evolução deste número ao longo do tempo.

Pense na seguinte situação, os executivos da empresa eventualmente perguntam: “Quantos processos trabalhistas nós temos atualmente?” Independentemente da resposta, a próxima pergunta na maioria das vezes é: “Mas está diminuindo ou aumentando?”.

Sendo assim é de suma importância guardar o histórico dos processos que estavam abertos no passado, mas a grande maioria dos softwares não possuem a capacidade, e a saída acaba sendo a criação de diversas planilhas de histórico.

Estas planilhas “quebram o galho” mas também causam algumas limitações, por exemplo: Dificilmente é possível saber, além da quantidade, de quais regiões, tipos de demanda e etc. eram os processos que estavam abertos, digamos em Janeiro de 2017.

Portanto, por mais que a “Quantidade de processos em abertos” possa parecer um indicador bem simples, para extrairmos valor desta informação temos que compara-la ao longo do tempo, e isso já não é tão fácil.

Aqui na Legal Insights criamos diversas técnicas para aprimorar o uso deste indicador, tanto de higienização da base (preenchimento das datas de Distribuição e Encerramento), quanto para identificar quais processos “estavam” abertos em um determinado momento e poder visualizar as tendências de saldo ao logo do tempo, trazendo previsibilidade e mais segurança para a empresa…

2 – Valores de Risco e/ou Provisão

O segundo indicador que trago aqui na lista é um indicador econômico e financeiro da carteira de contencioso de volume. O valor do risco e/ou valor de contingência do processo.

Entendemos que a provisão contábil seguem regras específicas (Exemplo: CPC25) e que não necessariamente o risco total do processo será provisionado na prática. Mas para fins de facilidade vamos tratar estes dois tipos de valores como “Valor do Risco”.

Neste caso, existem algumas sofisticações que devem ser feitas também para irmos além do “quanto temos de provisão judicial”, ou “qual é o risco da carteira”.

O risco flutua ao longo da vida do processo, e a cada etapa significativa pode aumentar ou diminuir. Portanto para uma mensuração do real do “êxito” do processo é comparar o risco inicial com o resultado final do processo. De novo, um indicador que parece simples, se torna complexo quando devemos “guardar” o valor do risco inicial (risco real) e o valor do risco atual ou valor efetivamente pago em uma eventual condenação ou acordo.

Neste caso os departamentos jurídicos que fazem este acompanhamento também acabam depositando suas fichas no acúmulo de planilhas históricas e depois quebram a cabeça para cruza-las e ter análises de savings e custo evitado.

Importante ressaltar que embora existam vários tipos de cálculos de estimativa de risco, a combinação entre o resultado do modelo estatístico e a avaliação feita pelo advogado interno que conhece as nuances da carteira de processos da empresa é imprenscindível para um resultado adequado.

3 – Taxa de Êxito

Uma vez que a quantidade de processos (estoque) e o seu risco estão devidamente monitorados e controlados, o próximo passo é ter uma visibilidade em relação a taxa de êxito dos processos.

Aqui cabe pontuar que é importante olhar o êxito sobre várias perspectivas e não somente a improcedência (ou procedência nos casos de ações ativas) julgada nas decisões dos juízes.

Normalmente dividimos os casos do contencioso passivo em processos que são defensáveis, ou seja, que a empresa possui grandes chances de êxito no julgamento, e casos que não são defensáveis onde uma estratégia de acordo pode auxiliar na redução do custo e melhoria da imagem da empresa.

Nos casos em que, através de uma avaliação prévia, a empresa decide por oferecer um acordo a parte contrária, vale a pena gerenciara a taxa de êxito na execução do acordo (o acordo foi realizado dentro do esperado?)

Outro êxito que vale a pena monitorar, de acordo com a realidade de cada cliente, é a taxa de reversão em 2ª instância. Neste cenário vale a pena a pena não só avaliar a taxa de reversão, mas também o custo envolvido incluindo eventuais custas e honorários.

Em resumo os indicadores de Taxa de Êxito visam monitorar a performance jurídica do departamento, e devem ser monitorados e gerenciados com a devida importância.

4 – Recorrência de Processos

Como o trabalho dos gestores jurídicos que gerencia a carteira do contencioso não é só lidar com os processos ativos, mas também ter uma forte atuação no preventivo do contencioso de volume, um dos indicadores chave para melhorar a performance é monitorar a recorrência dos processos.

A análise da recorrência dos processos pode partir de uma perspectiva jurídica (Advogados Contrários, Temas repetitivos e etc.) ou também de uma perspectiva de negócio (Regionais, Tipos de Produto, Cargos e Funções e etc.).

Um dos pontos chaves de se medir a recorrência é ter uma perspectiva temporal, pois os focos de problema mudam ao longo do tempo.

Exemplo da análise de recorrência é a visualização de processos por advogado de contra parte, mensurado nos últimos 30, 60 e 90 dias. Pois um ofensor que tem muitos processos pode “esconder” um ofensor que irá ter muitos processos no futuro, em uma análise puramente quantitativa (sem levar em conta a tendência).

Aqui vale a pena ressaltar a importância do cadastro e higienização da base de dados para termos uma visão da recorrência, uma vez que podem haver variações nos termos comparativos e também homônimos (em caso de Advogados / Partes Contrárias Ofensoras).

5 – Taxa de Litígio (Suing Rate)

Por fim, mas não menos importante, temos o indicador de Taxa de Litígio, que na minha opinião é um dos mais relevantes indicadores para atuação na redução do contencioso de volume.

Imagine que você decidiu monitorar a recorrência de processos de consumidor, por linha de produtos, demonstrando ao negócio os produtos que mais geram litígio. O problema aqui é que o produto que mais tem processos também é o que mais vende, devido ao seu volume.

Para lidar com esta situação e passar uma visão real ao negócio de quais problemas eles devem focar em mitigar é preciso relativizar o número de processos com o numero de vendas, neste caso criando uma Taxa de Litígio.

A taxa de litígio pode ser criada sobre várias perspectivas, Reclamações Trabalhistas por Volume de Desligamentos, Processos de Consumidor (Falha na entrega) por Entrega Realizada, entre outros.

Aqui a ideia principal é passar ao negócio o real problema a ser resolvido e não necessariamente os casos com maior volume de processos.

Conclusão

Existem vários indicadores que podem ser monitorados para gerar um resultado de impacto na gestão do contencioso de grandes volumes. Aqui resumimos os que acreditamos ser os cinco indicadores mais básicos, que toda empresa deveria monitorar.

Caso tenha alguma sugestão ou crítica, não hesite em nos enviar uma mensagem.

Post Original em: https://legalinsights.com.br/blog/5-kpis-gestao-contencioso/

 

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