Escritório de craques

Autor: Rodrigo Ximenez

Não só os atletas trabalham objetivando um bom rendimento. Advogados precisam “jogar” mais que 90 minutos e fazer gol. Produzir cada vez mais em menos tempo. Em um grande escritório de advocacia, o fator produtividade é ainda mais relevante, já que é por meio desse que há mais ganhos e, naturalmente, revela-se o nível de desenvolvimento do negócio.

O avanço da tecnologia tem transformado constantemente a relação que os advogados têm com a produtividade do seu trabalho, gerando um novo patamar de excelência, inimaginável no passado. Apesar do grande volume de tarefas, é possível conseguir bons resultados para atingir o sucesso do escritório.

Assim, a produtividade pode deixar de ser um problema para se transformar em uma palavra de motivação para toda sua equipe. Para isso, confira as soluções disruptivas que preparamos que têm o potencial de alavancar o rendimento do seu escritório, permitindo que as equipes, mesmo enxutas, trabalhem com um número maior de causas.

Robôs não pipocam

Utilize robôs em sua operação. Desde que os tribunais e órgãos públicos passaram a disponibilizar informações e andamentos processuais em sites na internet, as empresas de tecnologia começaram a fazer aplicações para acessar esses dados.

Atualmente, há no mercado dezenas de empresas que comercializam robôs e softwares especialmente para a área jurídica, como o SEVEN, que além de proporcionar funcionalidades para o para controle de fluxos e processos, oferece robôs de captura de andamentos processuais junto aos tribunais; de monitoramento de processos em nome das empresas; de conexão com os sistemas de seus clientes (departamentos jurídicos).

O EVI, Estagiário Virtual, é exemplo de um conjunto de robôs do SEVEN que simulam ações humanas executadas de forma repetitiva. Essas funções frequentes normalmente são dedicadas aos estagiários, mas agora podem ser realizadas através deste novo método; de forma rápida, eficiente, com menor custo e sem erros.

Baixar informações dos softwares de departamentos jurídicos e inseri-las na plataforma ou ainda atualizar e replicar qualquer informação disponível no SEVEN em outro tipo de sistema. Essas são funções repetitivas que podem ser feitas pelo EVI, liberando o recurso humano para execução de tarefas mais qualitativas. Redução de custos e otimização de espaço e tempo.

Marcação homem a homem

Hoje, o segundo maior gasto dentro do escritório de advocacia é com correspondentes – perdendo apenas para folha de pagamento. E por mais que a empresa utilize um software de gestão dos processos e controle de fluxos, a dinâmica de contratação de um correspondente, o acompanhamento de seu trabalho e pagamento são fases que ainda são tratadas por e-mail.

Todo esse trâmite pode ser realizado em uma única plataforma. Existe um Módulo Correspondente do software SEVEN que possibilita o cadastro de correspondentes e o envio e recebimento de documentos e informações por ambas as partes. O correspondente tem acesso apenas ao que é demandado a ele dentro da base processual.

Além disso, é eliminada a extenuante tarefa de apuração de valores de pagamento dos seus correspondentes, pois, através do módulo gera-se relatórios dos valores por ato realizado ou da forma que melhor se encaixe na rotina do escritório.

Este módulo está integrado de forma nativa com o Financeiro do SEVEN, sendo assim, os lançamentos de despesa referente a esta rubrica poderão ser transferidos automaticamente, eliminando retrabalho e mitigando a possibilidade de erros em operações de grande volume.

Cartola é quem manda

Busque um sistema que ofereça a criação de workflows, instrumento muito agregador ao negócio. O termo inglês significa fluxo de trabalho, ou seja, o modo como os processos são realizados na sua empresa – da rotina administrativa até o pós-venda. O mapeamento desses processos é fundamental para o sucesso do escritório, pois garante que o trabalho seja realizado de maneira fluída e com o mínimo de gargalos.

Criar workflows baseados em tarefas pré-definidas a partir de sistemas que permitem a customização é uma oportunidade excepcional para se ter ganhos consideráveis. Através dessa automação, documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos. Isso desonera bastante a linha produtiva, fazendo com que o advogado trabalhe realmente naquilo que é importante, de forma ordenada e pensada de acordo com o DNA do escritório.

De olho no placar

Vá além do controle de processos. Procure por soluções que te ofereçam módulos integrados ao seu software de gerenciamento. Além da administração jurídica, tenha o controle das finanças em suas mãos: gestão de contas a receber e a pagar; cadastramento; manutenção e liquidação de títulos manual ou automática integrado ao Fluxo de caixa; conciliação bancária; lançamento rateados; plano de contas personalizado; previsão orçamentária e muito mais.

Através do Módulo Financeiro do SEVEN é possível realizar o cálculo automático de suas faturas, cadastrando as regras vigentes no sistema assim como a emissão dos demais relatórios pertinentes à sua rotina, completamente integrado com o seu Módulo Jurídico de forma nativa, sem a necessidade dos custos com desenvolvimento e manutenção de integração.

Não tem prorrogação

Todo o conteúdo de uma publicação ou intimação pode ser seu em poucos segundos. Com o uso de tecnologia, a leitura de publicações e intimações acontece quase que instantaneamente e ainda permite o agendamento de prazos de forma automática. Empresas como a Destaque oferece essa solução já integrada ao software SEVEN.

A ferramenta de intimações e publicações fará com que os advogados do escritório percam menos tempo em um processo decisório, impactando diretamente na produção do mesmo, já que o serviço consiste no fornecimento dos dados com sugestões de prazo de acordo com as características encontradas no teor do documento.

Revelias? Nunca mais. Perder um prazo processual pode custar caro ao escritório, seja financeiramente ou arranhando a imagem da empresa. Muita das vezes os processos “perdidos” eram fáceis de serem revertidos, ou minimamente, ter a sua sentença reduzida. Com o agendamento de prazos automático, a revelia não acontece. Após as publicações e intimações serem inseridas nos processos a que se referem, o advogado do caso é acionado, via workflow, no seu painel de controle.

É gol!

Essas foram as nossas soluções, já testadas por escritórios e aprovadas.

Mas o que você tem feito para ser ou fazer sua equipe mais produtiva? Comente.

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